Державні службовці – головний потенціал країни. З метою отримання повної й точної інформації про їхню освіту, досвід роботи та особисті якості формують  збірник документів, або особову справу.

Сьогодні у цій статті розглянемо особливості ведення та зберігання особових справ державний службовців.

Особова справа державного службовця — це комплекс документів, у якому міститься найповніша інформація про його біографічні дані, відображення вступу, проходження та припинення державної служби державним службовцем.

У порядку, затвердженому наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 № 64,  містяться вимоги до ведення та зберігання особових справ державних службовців, а також перелік документів, з яких формується особова справа.

Формування особової справи розпочинається з вступу на державну службу або іншого призначення на посаду державного службовця.

Особова справа формується з документів у такій послідовності:

– особова картка державного службовця встановленого зразка;

– текст Присяги державного службовця, скрiплений пiдписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);

– копія паспорта державного службовця;

– копія облікової картки фізичної особи – платника податків;

– копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;

– копія військового квитка (за наявності);

– копії документів про надані пільги (за наявності)

– довідка про результати проведення спеціальної перевірки (у разі її проведення) відповідно до Закону України «Про запобігання корупції» або копія відповідної довідки;

– довідка про результати проведення перевірки відповідно до Закону України «Про очищення влади» або її завірена в установленому порядку копія;

– заява про призначення на посаду;

– копія акта про призначення на посаду;

– витяг із протоколу засідання конкурсної комісії в разі, якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу;

– копія акта органу вищого рівня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

– погодження відповідних органів, передбачені законодавством для призначення на посади державних службовців;

Далі документи додаються до особової справи у хронологічному порядку.

Особову справу нумерують та вносять відомості до журналу обліку особових справ державних службовців не пізніше тижневого строку з дня призначення на посаду. Кожну особову справу підшивають в окрему папку формату А4, на якiй зазначають прізвище, ім’я, по батькові державного службовця, порядковий номер особової справи.

Особові справи державних службовців є документами з обмеженим доступом, і тому їх зберігають в опечатаних металевих шафах або сейфах.

Служба управління персоналом не має права розголошувати будь-яку інформацію щодо персональних даних державних службовців відповідно до вимог статті 10 Закону України «Про захист персональних даних.

Після звільнення державного службовця з державної служби його особова справа залишається у службі управління персоналом протягом двох років, але окремо від особових справ тих державних службовців, які продовжують службу.

Після закінчення двох років такі особові справи передають до архіву у порядку, визначеному інструкцією з діловодства.

Правильне формування і зберігання особових справ  дає можливість забезпечити повну конфіденційність інформації, яка міститься в документах особових справ, виключити несанкціонований доступ до особових справ сторонніх осіб. Дотримання правил ведення особових справ значно полегшує роботу з ними і сприяє своєчасному внесенню до них необхідних додаткових документів і відомостей.

За інформацією відділу по роботі з персоналом 7ААС