15 лютого 2018 року розпочав роботу дводенний семінар, організований TAIEX спільно з Вищою радою правосуддя, на тему «Вивчення кращих практик застосування електронного документообігу в роботі рад юстиції та судових процесах», перший день роботи якого був присвячений питанням електронного документообігу в роботі рад юстиції та інших судових органів.

Судовий управляючий Педро Лозаньйо Муньйос (Міністерство юстиції, Іспанія) представив презентацію на тему «Обіг електронних документів, що містять інформацію з обмеженим доступом».

Під час презентації він розповів про електронний документообіг справ, якими здійснюється обмін у судовій системі, кінцеві рішення у яких надаються громадянам.

Значну увагу було приділено детальному висвітленню всіх процесів, що відбуваються в системі електронного документообігу в Іспанії. Зокрема, експерт зупинився на використанні електронного документообігу під час розподілу справ між суддями. З цією метою розроблено відповідний алгоритм, який не дає змоги судді взяти до розгляду справу, яка «йому подобається», таким чином неможливо наперед передбачити розгляд певної справи конкретним суддею. За подібним принципом «судової лотереї» обираються також судові експерти.

До того ж у судових справах в електронному вигляді зафіксовано всі етапи провадження: показання, висновки експертів, рішення суду тощо. Загалом так звана книга електронного провадження містить 35–40 розділів.

Також запроваджено онлайн-управління кримінальними справами, яке передбачає переведення всіх документів в електронну форму. При цьому з огляду на те, що не всі громадяни є користувачами мережі Інтернет, передбачено використання спеціальних сканерів для сканування документів, поданих у паперовому вигляді.

Пан Педро Лозаньйо Муньйос також відзначив переваги електронного листування. Зокрема, зазначив, що система електронного листування дає змогу адресату надати відповідь на лист лише протягом трьох днів із моменту його отримання, що унеможливлює випадки ігнорування отриманих електронних листів та несвоєчасного надання відповідей на них.

Окремо він звернув увагу на те, що відповідно до закону здійснюється аудіозапис судового засідання, який є судовим документом.

Доповідач також окреслив цікаві, на думку суддів Іспанії, новели. Зокрема, розповів про реєстри прецедентних справ, у яких містяться рішення, прийняті за останній час, що суттєво економить час судді для їх пошуку.

Розповідаючи про переваги електронного документообігу, експерт зазначив і про основні виклики, які постали в результаті переходу від паперового до електронного документообігу, а саме: необхідність зваженого підходу, тестування системи перед її впровадженням, прийняття відповідних законодавчих актів з метою уникнення непорозумінь; підготовка фахівців для здійснення управління змінами; фінансування; забезпечення захисту даних.

Крім того, зазначив про необхідність налагодження комунікації між учасниками системи правосуддя: судом та адвокатом, судом та нотаріусом тощо.

 Прес-центр судової влади України