ВККСУ започатковує нову рубрику – #ЯкМиПрацюємо, яка більш детально розповідатиме про роботу структурних підрозділів Комісії. Але – без офіціозу та формальностей, простим, людяним і навіть трохи веселим форматом. 

Пропонуємо зазирнути у щоденну роботу Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, а точніше її секретаріату.

Розпочнемо з відділу організаційного забезпечення проведення іспиту департаменту суддівської кар’єри секретаріату ВККСУ. Уже з назви зрозуміло, що їхнє основне завдання – це організація проведення кваліфікаційного іспиту. Про це у матеріалі.

Ходять чутки, що у період, коли в Комісії відбуваються тестування кандидатів на суддівські посади, працівники цього відділу «ледь не ночують в підвалі». Ну гаразд, додому таки йдуть, але дуже пізно. Зрештою це не зовсім підвал, а -1 поверх будівлі Комісії, де є свої переваги. Так-так. Під час повітряної тривоги їм не доводилось кудись виходити, адже приміщення має статус укриття )).

От, власне, у цій «святая святих» (хоча можна посперечатись, адже є ще зал засідань, медіакласи і навіть їдальня) Комісія проводить кваліфікаційний іспит, зокрема, у межах добору у місцеві суди, конкурсів до Вищого антикорупційного суду та апеляційних судів. Тут кандидати складають тестування та виконують практичні завдання, а організовує та проводить іспит цей відділ. Звісно, при допомозі усіх інших структурних підрозділів Комісії.

Що вони роблять?
Знайомтеся з відділом, без якого жоден конкурс не відбувся б! Вони – це:

• ті, хто «готується» до тестування, перевіряючи списки та слідкуючи, щоб усе було ідеально;
• ті, хто реєструє всіх учасників іспиту (і завжди знає відповідь на найчастіше повторюване запитання учасників: «Для чого та де використовується індивідуальний код?»);
• ті, хто проводить тестування – слідкують за дотриманням правил та порядку («Усі речі ховаємо у пакети, які знаходяться на ваших робочих столах». Це щоб не було спокуси списати ));
• а ще це ті, хто завжди готовий допомогти з роз’ясненнями: що, куди, як і чому саме так.

День із життя відділу:
Ранок: «Скільки сьогодні кандидатів? Ех, 100? Розпочалась повітряна тривога! Гаразд, запускаємо реєстрацію раніше!».
Упродовж дня: «Звіряємо списки, перевіряємо правильність даних. Зводимо результати».
Тестування: «Тиша в залі – лише «мишки» шарудять! А ось піднята рука – хтось має запитання. Летимо на допомогу!».
Кінець дня: «Ура, іспит пройшов без жодної позаштатної ситуації! Час оприлюднювати результати та планувати наступний етап».

Цікаві факти про відділ:

• Минулоріч відділ організаційно забезпечив тестування та виконання практичного завдання для 1 864 кандидатів та більше 2 000 сесій. Цьогоріч уже близько 30 000 сесій для 9 662 кандидатів.
• Найпопулярніше запитання, яке працівники чують від кандидатів: «А якщо я випадково натиснув не ту кнопку?», «Коли будуть результати практичного завдання?».

Керівник відділу розповість…

Новов Даніїл, начальник відділу організаційного забезпечення проведення іспиту департаменту суддівської кар'єри секретаріату ВККСУ.

Яким питанням доводиться найбільше приділяти часу в дні, коли проводяться іспити, і в ті дні, коли їх немає?

У відділі працює 4 людини. В дні, коли проводиться іспит, працівники нашого відділу, а також інших структурних підрозділів, реєструють учасників, слідкують за дотриманням правил складення іспиту та порядку його проведення, фіксують результати. Це літо видалося надзвичайно насиченим для Вищої кваліфікаційної комісії суддів України в частині проведення добору кандидатів на посади суддів місцевих судів. Наприклад, лише тестування з історії української державності пройшли 7 939 осіб. Окрім того, навіть під час проведення етапів кваліфікаційного іспиту працівники також виконують інші  функції, покладені на відділ. Зокрема, це підготовка проєктів відповідей на звернення і запити, аналітичних і довідкових матеріалів, проєктів рішень.

У дні, коли іспити не проводяться працівники відділу готуються до організації наступних іспитів у межах інших процедур, а також виконують безпосередньо функції відділу, зокрема, ознайомлюють учасників із матеріалами іспиту.

Як відділ готується до проведення іспитів?

Законодавство в Україні є дуже динамічним і постійно вдосконалюється, змінюється, тому, готуючись до проведення іспитів, працівники відділу насамперед працюють над узгодженням локальних нормативно-правових актів Комісії з нормами чинного законодавства, тобто беруть участь у розробці проєктів змін до таких актів. Йдеться, наприклад, про Положення про порядок складання кваліфікаційного іспиту та методику оцінювання кандидатів. Також працівники відділу готують проєкти рішень про призначення кваліфікаційного іспиту, в яких визначаються черговість проведення етапів іспиту, графіки проведення тощо.

Для проведення етапів кваліфікаційного іспиту, керівник секретаріату видає наказ про затвердження переліку уповноважених представників. Працівники відділу готують проєкт такого наказу, збираючи та узагальнюючи інформацію з усіх структурних підрозділів, які можуть бути залучені на всіх етапах іспиту. Далі працівники відділу організовують тренінги та семінари для залучених працівників секретаріату Комісії. Зокрема, вони розробляють технологічні картки, детально обговорюють з працівниками їх функції, узгоджують графіки залучення до проведення етапів кваліфікаційного іспиту, організовують випробування програмних забезпечень, які використовуються для проведення кваліфікаційного іспиту. Тобто перевіряють, щоб усе працювало коректно з урахуванням тих специфік та нюансів, що визначені в рішенні Комісії про призначення кваліфікаційного іспиту або в рішенні про затвердження особливостей проведення тих чи інших етапів цього іспиту. Після цього працівники відділу готують документи для затвердження рішенням Комісії усіх необхідних для проведення кваліфікаційного іспиту форм документів. Далі готуються всі необхідні документи під конкретні дати та списки учасників.

Які документи повинні брати з собою кандидати на іспит, куди вносяться їхні дані та які документи вони підтверджують підписом?

Це питання врегульоване положенням про порядок складання кваліфікаційного іспиту. Кожен учасник має завчасно з’явитись на відповідний етап іспиту у визначені графіком дату та час і мати з собою паспорт громадянина України у формі книжечки або картки.

Під час реєстрації уповноважені представники встановлюють особу, яка з’явилася на іспит, на підставі паспорта громадянина України, вносять дані учасників іспиту до аудиторних відомостей, форми яких затверджуються рішенням Комісії. В ній вказується ПІБ учасника, дата народження, а також фіксується набраний бал на етапах тестування. Проте є певні особливості, про які публікується інформація на офіційному вебсайті Комісії. У разі якщо учасник змінює прізвище, ім’я або по батькові і не встиг повідомити Комісію письмово про такі зміни, такий учасник має взяти з собою оригінали відповідних документів, які підтверджують факт зміни, для того щоб його зареєстрували та допустили до складання іспиту.

Під час реєстрації кожен учасник іспиту власним підписом підтверджує коректність внесення уповноваженим представником до аудиторної відомості індивідуального коду або індивідуальних кодів, згенерованих або обраних самостійно під час реєстрації (залежить від особливостей, визначених рішенням Комісії). Тобто під час реєстрації індивідуальний код може бути згенерований програмним забезпеченням або учасник самостійно обирає з уже надрукованих індивідуальних кодів. Якщо реєстрація здійснюється з допомогою програмного забезпечення, код вноситься виключно до індивідуальної картки учасника іспиту. Учасник та уповноважений представник, відповідальний за реєстрацію, власними підписами підтверджують правильність внесення індивідуального коду до індивідуальної картки. Ця картка є єдиним документом, в якому фіксується індивідуальний код. Індивідуальна картка залишається в учасника. Після завершення тестування уповноважені представники обов’язково фіксують результат учасника. Учасники також власним підписом підтверджують коректність і правильність фіксації власних балів в аудиторній відомості.  

Які процеси повністю комп’ютеризовані?

До 2019 року на етапах тестування під час кваліфікаційного іспиту використовувалися виключно паперові носії. Кожен учасник тестування забезпечувався паперовим тестовим зошитом та паперовим бланком відповідей. Після завершення тестування ці бланки поміщалися до сейфпакету. В присутності учасників тестування вони закривалися, після їх переміщення до спеціально облаштованого приміщення ці пакети розкривалися і відбувалось сканування бланків відповідей. В інших процесах, а це – робота з базами тестових завдань, їх генерація для учасників тестування, тобто формування різних варіантів тестових зошитів, сканування бланків відповідей та визначення результатів тестування, зокрема їх декодування – використовувалося програмне забезпечення.

Уже з 2024 року процес тестування було оптимізовано. Тепер все комп’ютеризовано, тобто учасники іспиту складають тестування без використання паперових носіїв. Після завершення тестування кожен учасник уже знає свій результат, він відображається на моніторі комп’ютера та фіксується в аудиторній відомості.

Виконання практичного завдання до 2019 року було частково комп’ютеризованим. Учасники виконували практичні завдання від руки або на комп’ютері в залежності від кількості кандидатів на посаду судді, які приймали участь в іспиті. В присутності учасників сейфпакети закривалися, після їх переміщення до спеціально облаштованого приміщення ці пакети розкривалися і відбувалось сканування зошитів для виконання практичного завдання. Завантажені до програмного забезпечення зошити розподілялись членам екзаменаційних колегій (комісій) для їх перевірки та визначення результатів. Далі затверджувались кодовані результати виконання практичного завдання, а після автоматизованої процедури декодування затверджувались вже декодовані результати.

Із 2024 року процедура виконання практичного завдання була вдосконалена. Тепер в учасника є свій електронний кабінет для виконання практичного завдання, в якому він бачить зошит з практичним завданням і викладає судове рішення. Ще одна різниця полягає у тому, що з’явився другий тип практичного завдання: кожен учасник має продовжити викладення вже запропонованих частин модельного судового рішення (модельних судових рішень). Тобто є вже готові частини судового рішення і учаснику необхідно на їх основі продовжити викладення відсутніх частин. Весь цей процес комп’ютеризований і не використовується жодних паперових носіїв. Окрім паперових чорнеток для учасників ). Перевірка, оцінювання, визначення кодованих і декодованих результатів здійснюються за допомогою комп’ютерної програми.              

Хто і яким чином вам допомагає під час іспиту з інших структурних підрозділів Комісії?

Відповідно до Положення про порядок складання кваліфікаційного іспиту перелік уповноважених представників, залучених до проведення кваліфікаційного іспиту, затверджується наказом керівника секретаріату. На підставі рішення Комісії до проведення етапів кваліфікаційного іспиту можуть бути залучені особи не з числа працівників секретаріату Комісії. На практиці залучення осіб не з числа працівників секретаріату Комісії було реалізовано лише один раз – під час тестування когнітивних здібностей в межах конкурсів до Вищого антикорупційного суду та Апеляційної палати Вищого антикорупційного суду, конкурсу до апеляційних судів.

Враховуючи обсяг робіт, силами одного відділу організаційного забезпечення ми б ніяк не впоралися. Для кожного кваліфікаційного іспиту затверджується свій перелік працівників, які залучаються до його організації та проведення. В обов’язковому порядку це профільні відділи департаменту суддівської кар’єри, а саме відділ організаційного забезпечення проведення іспиту, відділ методологічного забезпечення проведення іспиту, а також інші підрозділи секретаріату. Наприклад, управління інформаційних технологій, відділ господарського та транспортного забезпечення.     

У наказі про затвердження уповноважених представників визначаються їх функції та обов’язки. Так, управління інформаційних технологій забезпечує функції, пов’язані з програмними продуктами, які використовуються для проведення етапів кваліфікаційного іспиту, налаштуванням коректної роботи ноутбуків. Розробляються вимоги та механізми доступу до певних матеріалів, зокрема, нормативно-правових актів, якщо йдеться про виконання практичного завдання.

Відділ господарського та транспортного забезпечення також відіграє дуже важливу роль. У нас є відповідні зали, які мають офіційний статус укриття і дозволяють проводити такі заходи з дотриманням безпечних умов для його учасників. Бували випадки вимкнення електропостачання і наші «господарники» забезпечували безперебійне електропостачання. Також працівники цього структурного підрозділу забезпечують освітлення та кондиціонування у приміщеннях. Вони слідкують за чистотою та прибиранням приміщень. Нагадаю, що у нас впродовж для може бути 3-5 груп учасників тестування. Після тестування кожної групи потрібно прибрати приміщення та забезпечити його провітрювання.

Маю подякувати всім працівникам секретаріату, які допомагали нам в організації та проведенні етапів кваліфікаційного іспиту.

Також хочу відзначити працівників Служби судової охорони, які забезпечували порядок, перевірку учасників іспиту під час допуску до приміщення на предмет відсутності/наявності заборонених предметів, речовин тощо.