Положення про канцелярію

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом керівника апарату

Братського районного суду

Миколаївської області

Дарієнко С.М.

від 24 грудня 2010 року №121

 

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

про канцелярію Братського районного суду Миколаївської області

 

1.  Загальні положення канцелярії

 

1.1. Канцелярія є самостійним структурним підрозділом Братського районного суду Миколаївської області та підпорядковується йому.

 

1.2. Канцелярія виконує завдання, визначені даним Положенням, затвердженим наказом керівника апарату суду.

 

1.3. Канцелярія підпорядковується  безпосередньо  керівнику апарату суду.

 

1.4. Керівництво канцелярії:

 

1.4.1.Канцелярію очолює старший секретар суду, призначений на посаду наказом керівника апарату суду.

 

1.4.2 Інші працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад наказом керівника апарату суду.

 

1.5 Зміни і доповнення до цього Положення можуть бути внесені керівником апарату суду.

 

2. Структура канцелярії

 

2.1. Структура і штатна чисельність канцелярії (як і всього апарату)  суду за погодженням з головою суду затверджуються територіальним управлінням Державної судової адміністрації в Миколаївській області. 

 

2.2. До складу канцелярії входять старший секретар суду, секретарі суду та архіваріус суду.

 

2.3. Обов'язки працівників канцелярії визначені їх посадовими інструкціями, затвердженими наказом керівника апарату суду.

 

3. Основні завдання

 

3.1Здійснення роботи з документального забезпечення роботи суду.

3.2Здійснення роботи щодо обліку документообігу суду.

3.3Здійснення роботи з обліку звернень громадян та юридичних осіб.

3.4Здійснення прийому громадян.

3.5Забезпечення статистично-аналітичної роботи суду.

3.6Систематизація законодавства України та судової практики.

3.7Забезпечення зберігання речових доказів.

3.8Взаємодія з іншими структурними підрозділами суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.

 

4. Функції

 

4.1Здійснення прийому, реєстрації та розподілу кореспонденції, що надійшла до суду: позовних заяв, скарг, заяв тощо.

4.2Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.

4.3Облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.

4.4Направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.

4.5Своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання.

4.6Ведення контрольних та зведених контрольних виконавчих проваджень.

4.7Відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.

4.8Своєчасне та якісне складання звітів судової статистики, ведення документів первинного обліку, відповідає за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.

4.9Контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.

4.10Подання керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.

4.11Підготовка та передача до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.

4.12Участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.

4.13Належне здійснення прийому громадян працівниками відділу.

4.14Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що
надійшли з інших судів України та іноземних держав.

4.15Ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді.

4.16Виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.

4.17Забезпечення своєчасного надходження позовних заяв та іншої кореспонденції до суддів.

4.18Забезпечення ведення контрольних журналів суддів.

4.19Забезпечення внесення до обліково-статистичних карток інформації та оформлення обкладинок судових справ.

4.19За дорученням керівника апарату розгляд звернень та підготовка проектів відповідей на них.

4.20Проведення узагальнення роботи суду.

4.21Забезпечення підготовки копій судових рішень суду та своєчасного їх направлення до інформаційно-технічного адміністратора Єдиного Державного реєстру судових рішень.

4.22За дорученням керівника апарату суду здійснення контролю за виконанням окремих розділів плану роботи суду.

4.23Заповнення статистичних карток на підсудного (обвинуваченого) за
допомогою техніко-технологічних засобів.

4.24Забезпечення своєчасного подання всіх форм звітів територіальному управлінню Державної судової адміністрації в Миколаївській області та відповідному територіальному управлінню статистики Держкомстату за своїм місцезнаходженням.

4.25Заповнення карток обліку сум матеріальної і моральної шкоди, завданих злочином.

4.26Організація складання та обробки статистичних звітів про роботу суду за допомогою техніко-технологічних засобів.

4.27Кожен звітний період проведення аналізу даних судової статистики
з визначенням тенденцій динаміки основних показників судочинства.

4.28Організація та здійснення підготовки статистичних таблиць, довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярій суду, на звернення інших відомств.

4.29Вжиття заходів щодо забезпечення гласності даних судової статистики. 

4.30Проведення аналізу стану діловодства та судової статистики в суді за підсумками кожного звітного періоду, здійснення розробки пропозицій з підвищення рівня цієї роботи.

4.31Організація  роботи  архіву  суду.

4.32Забезпечення зберігання документів, які  надійшли до архіву суду.

4.33Приймання на зберігання від відповідних працівників апарату суду судових документів,  що закінчені діловодством.

4.34Згідно з чинними правилами шифрування справ.

4.35Здійснення  контролю  за  систематизацією,  розміщенням та обліком  справ,  які  здані  до  архіву,  виконання  цієї  роботи.

4.36Підготовка зведених описів справ постійного і тимчасового термінів зберігання, актів для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.

4.37Приєднання до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень.

4.38Підготовка необхідних довідок на основі  відомостей, які є в документах архіву, ведення їх обліку.

4.39Підготовка необхідних даних та складання відповідних звітів щодо роботи архіву.

4.40Контроль за  додержання  правил  протипожежної  безпеки  в  приміщенні  архіву.

4.41Своєчасна та належна доставка за призначенням судових справ, іншої судової документації.

4.42Забезпечення доставки речових доказів до приміщення суду.

4.43 Термінова доставка листів, запитів, судових повісток, відправлення телеграм та інших документів для забезпечення оперативного розгляду справ.

4.44Розробка заходів, спрямованих на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.

 

5. Організація роботи

5.1Старший секретар здійснює організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні.

5.2Старший секретар несе персональну відповідальність за виконання цих завдань.

5.3Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.

5.4Посадові обов'язки кожного співробітника канцелярії установлюються старшим секретарем канцелярії, виходячи із завдань, визначених цим Положенням, та затверджуються керівником апарату суду.

5.5Працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату суду.

5.6У разі відсутності старшого секретаря або неможливості здійснення ними своїх повноважень його обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.

5.7Старший секретар та інші працівники канцелярії свої функціональні обов'язки виконують під керівництвом керівника апарату суду.

 

 

6. Права

 

6.1Одержувати від посадових осіб необхідну інформацію з питань, віднесених до компетенції канцелярії.

6.2В межах компетенції канцелярії вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації.

6.3Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії на нарадах суду.

6.4Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.

6.5Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків.

 

7. Регламентуючі документи

 

7.1. Зовнішні документи:

 

Конституція України, Цивільний процесуальний кодекс України, Кримінально-процесуальний кодекс України, Кодекс адміністративного судочинства України, Кодекс України про адміністративні правопорушення, та інші кодекси України, Закони України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про боротьбу з корупцією" та інші закони України, акти Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, акти законодавства та нормативні документи, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, накази, інструкції та рекомендації Державної судової адміністрації України та територіального управління державної судової адміністрації, інші нормативно-правові акти.

 

7.2. Внутрішні документи:

 

       Положення про канцелярію, Посадові інструкції, Правила внутрішнього трудового розпорядку, Правила поведінки державного службовця, Правила поведінки працівника суду.

 

 

8. Права канцелярії

Для виконання функцій і реалізації прав, передбачених дійсним Положенням, канцелярія взаємодіє з іншими працівниками апарату суду.

 

8.1. Канцелярія має право:

 

8.1.1. Давати вказівки  іншим працівникам апарату суду  з питань, що відносяться до компетенції канцелярії і випливають із функцій, що перераховані в дійсному Положенні.

 

8.1.2. Вимагати й одержувати від  інших працівників апарату суду матеріали, необхідні для здійснення діяльності канцелярії.

 

8.1.3. Вимагати надання інформації про виконання документів, доручень і рішень.

 

8.1.4. Повертати виконавцям документи і вимагати їхньої доробки у випадку порушення правил діловодства.

 

8.1.5. Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо удосконалення організації діяльності канцелярії суду.

 

8.1.6. Давати роз'яснення і рекомендації з питань, що входять у компетенцію канцелярії.

 

8.2. Старший секретар суду також має право:

 

8.2.1.Вносити пропозиції керівнику апарату суду про переміщення працівників канцелярії, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.

 

9. Відповідальність канцелярії

 

9.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним положенням, несе старший секретар суду.

 

9.2. На старшого секретаря суду покладається персональна відповідальність за:

 

9.2.1. Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї задач і функцій.

 

9.2.2. Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.

 

9.2.3. Збереженість прийнятих у роботу документів.

 

9.2.4. Дотримання співробітниками канцелярії трудової  дисципліни.

 

9.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії, і дотримання правил пожежної безпеки.

 

9.2.6. Підбір, розміщення і діяльність співробітників канцелярії.

 

9.3. Відповідальність співробітників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.

 

10. Заключні положення

 

10.1. При виявленні невідповідності якого-небудь пункту Положення реальному стану справ у канцелярії старшим секретарем суду, співробітником канцелярії або іншою особою необхідно звернутися до відповідального за ведення кадрової роботи в суді, із заявкою на внесення змін і доповнень у Положення.

 

10.2. Внесена пропозиція розглядається, відповідальним за ведення кадрової роботи в суді протягом одного місяця від дня подачі заявки.

 

За результатами розгляду виноситься рішення:

- прийняти зміни чи доповнення,

- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),

- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).

 

10.3. Внесення змін і доповнень у  Положення затверджується керівником апарату суду.

 

 

 О З Н А Й О М Л Е Н І :

                       

Старший секретар суду                                      

Секретар суду                                                       

Архіваріус