Тимчасові засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Одеському апеляційному суді

ТИМЧАСОВІ ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу суду в Одеському апеляційному суді

I. Загальні положення

1.1.Тимчасові засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Одеському апеляційному суді (далі-Засади) запроваджуються з метою введення в дію змін, унесених до процесуального законодавства, приведення Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30, зі змінами та доповненнями (далі – Положення) у відповідність із нормами процесуального законодавства (діють до підключення адміністратором апеляційного суду до модуля автоматизованого розподілу та інших підсистем) та визначають правила застосування Положення з урахуванням юрисдикції  апеляційного суду, норм процесуальних кодексів та законів України, зокрема, щодо автоматизованого розподілу  апеляційних скарг, клопотань, подань та інших визначених законом процесуальних документів, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, судових справ (далі – судові справи) між суддями.

1.2. Правовою підставою для затвердження цих Засад є положення Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Цивільного процесуального кодексу України, Кримінально-процесуального кодексу України 1960 року, Кримінального процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, інших законодавчих актів, Положення.

1.3. Збори суддів апеляційного суду (далі – збори суддів) для здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями:

• визначають персональний склад судових палат та кількість суддів у судових палатах;
• визначають персональний склад постійних колегій суддів;
• визначають резервних суддів для кожної постійної колегії суддів строком на один рік.

Якщо одного і того ж суддю уведено одночасно до двох і більше складів постійних колегій суддів, збори суддів визначають, у якому складі колегії він є суддею-доповідачем, та в яких він не є суддею-доповідачем.

1.4. У разі подання суддею заяви про зміну спеціалізації (з цивільної на кримінальну чи навпаки) та прийняття зборами суддів рішення про задоволення такої заяви, включення судді до складу постійно діючої колегії суддів іншої спеціалізації, такому судді припиняється розподіл справ/матеріалів раніше визначеної спеціалізації та здійснюється розподіл справ/матеріалів на суддю за зміненою спеціалізацією з наступного дня з прийняття зборами суддів такого рішення.

Питання щодо подальшого розгляду суддею, якому змінено спеціалізацію справ раніше визначеної спеціалізації та розподілу справ нової спеціалізації, вирішується окремим рішенням зборів суддів.

2. Реєстрація справ і матеріалів

2.1. Усі справи та матеріали, що підлягають автоматизованому розподілу між суддями, реєструються в день надходження, в робочий час, за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (далі-АСДС).

2.2. В неробочий час реєстрація може проводитися у випадках, передбачених законом, а також справ, переданих Апеляційним судом Одеської області внаслідок ліквідації, з метою   забезпечення їх невідкладного розподілу задля дотримання процесуальних строків розгляду справ, а також в порядку та випадках, передбачених абзацом 2 п.3.2 Засад.  

2.3. Прийом та реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій та негласних розшукових заходів здійснюється відділом режимно-секретної роботи з понеділка по четвер з 09:00 до 11:00 години.

3. Розподіл справ і матеріалів

3.1. Усі зареєстровані справи та матеріали, які підлягають розгляду суддями, щоденно розподіляються, у разі їх наявності, за допомогою АСДС шляхом пакетного автоматизованого розподілу о 12:30, та з 16.00 до 17:30, при скороченому робочому дні перед святом – за годину до кінця робочого дня.

У разі неможливості до кінця робочого дня здійснити реєстрацію та автоматизований розподіл усіх справ та матеріалів (апеляційних скарг, що подаються безпосередньо до суду), що надійшли, крім випадків, передбачених п.2.2 Засад, начальник відділу діловодства та обліку звернень громадян або особа, яка виконує його обов’язки складає відповідну довідку та доповідає про ситуацію яка виникла керівнику апарату суду.

3.2. Справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду, у разі їх наявності, розподіляються шляхом пакетного автоматизованого розподілу о 11:00, 12:30, 15:00, 16:00, після 16:00 справи і матеріали розподіляються одразу після їх реєстрації.

Справи і матеріали, зазначені в п.2.3. та в абзаці 1 п. 3.2. Засад, у виключних випадках, пов’язаних з негайним їх розглядом, можуть бути розподілені в автоматизованому режимі в інший час, аніж визначений п.п.3.1., 3.2., з обов’язковим попередженням про такі дії голови суду, одного з його заступників, або одного з секретарів судової палати про таку необхідність.

3.3. Кожний робочий день о 09:15 начальник відділу кадрової роботи та управління персоналом або особа, яка виконує його обов’язки (далі-керівник кадрової роботи), перед початком розподілу будь-яких справ і матеріалів, надає відповідальному за розподіл працівнику (працівникам) довідку про відсутніх на робочому місці суддів (далі — довідка відділу кадрової роботи) з вказівкою підстав відсутності (відпустка, відрядження, лікарняний тощо). Одночасно зміст вказаної довідки розміщується на внутрішньому вебсайті суду.

У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя повинен до 09 годині 15 хвилин дня невиходу на роботу повідомити про це керівника кадрової роботи. Виникнення поважних причин, які будуть підтверджені документально, протягом робочого дня мають бути доведені суддею до відома керівника кадрової роботи для складання нової довідки, яка негайно передається працівникові призначеного відповідальним за розподіл усіх справ і матеріалів та її зміст розміщується на внутрішньому вебсайті суду.

3.4. Кожний робочий день о 17 годині 00 хвилин начальник відділу діловодства та обліку звернень громадян або особа, яка виконує його обов’язки (далі — керівник служби діловодства), надає керівнику апарату суду довідку про перелік справ, які надійшли до суду; які з них підлягають реєстрації та розподілу. Одночасно зміст вказаної довідки розміщується на внутрішньому вебсайті суду.

3.5. Розподіл усіх справ і матеріалів, зазначених у п.п. 2.2.,3.1.,3.2. Засад, здійснюється відповідальним (відповідальними) працівником (працівниками), призначеним керівником апарату суду. За відсутності працівника (працівників) розподіл вказаних справ/матеріалів здійснюється керівником апарату суду, за його відсутності – заступником керівника апарату суду або особою, яка виконує його обов’язки.

Будь-який суддя (судді) має право бути присутнім під час розподілу справ/матеріалів, крім справ/матеріалів із спеціальним режимом доступу, у час, визначений п.п. 3.1., 3.2. Засад. У разі присутності під час розподілу за допомогою АСДС справ/матеріалів судді (суддів) посадова особа, визначена у абзаці 1 п. 3.5. Засад, зобов’язана перед розподілом: – надати для ознайомлення судді (суддям) довідку відділу кадрової роботи;-продемонструвати судді (суддям) відповідність налаштувань АСДС довідці відділу кадрової роботи.

3.5.1. У разі виявлення суддею (суддями) внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на розподіл справ/ матеріалів, суддя (судді) складає відповідний акт, який має бути негайно розглянутий головою суду, одним із заступників голови суду, або одним із секретарів судових палат. До розгляду акту керівництвом суду розподіл справ і матеріалів зупиняється. Встановлення факту складення відповідної довідки відділу кадрової роботи, яка не відповідає дійсності; внесення даних в АСДС, які не відповідають дійсності, особою, визначеною п. 3.5. Засад, працівником канцелярії суду, відповідальним за реєстрацію справ/матеріалів вважається одноразовим грубим порушенням службових обов’язків, наслідком якого є відповідальність, встановлена розділом 11 Засад.

3.6. Результат розподілу справ між суддями оформлюється в реєстрі розподілу справ і матеріалів, який формується автоматично за допомогою АСДС. Реєстр розподілу справ і матеріалів, що були розподілені впродовж дня, роздруковується, передається керівникові апарату суду та розміщується на внутрішньому веб-сайті суду.

3.7. У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) судді (суддів), оформленого ухвалою.

3.8. У виняткових випадках, коли тимчасова відсутність судді-члена складу колегії з причин відгулу, тимчасової непрацездатності, відпустки, зайнятості судді в іншому судовому засіданні, відрядження, участі в семінарах, перебування на навчанні без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду) є перешкодою для закінчення розгляду справи в розумний строк, такі обставини можуть бути підставою для заміни відсутнього судді на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі із обов’язковим обґрунтуванням обставин, що зумовлюють заміну судді.

Суддя – доповідач несе персональну відповідальність за достовірність відомостей та обґрунтованість підстав, зазначених у службовій записці для заміни судді.

3.8.1. Заміна відсутнього судді-члена складу колегії з підстав та на умовах, визначених у пункті 3.8. Засад, а також у разі одночасної наявності таких умов, як відсутність (зайнятість) судді-члена (членів) складу колегії, відсутність резервного судді, зайнятість інших суддів, які можуть брати участь у розгляді справи, що є підставою для неврахування таких суддів під час повторного автоматизованого розподілу, можлива на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) та при одночасному зазначенні у службовій записці суддею-доповідачем суддів, у тому числі суддів-членів складу колегії, які не можуть брати участь у розгляді справи, у зв’язку з їх зайнятістю в інших судових засіданнях.

Суддя – доповідач несе персональну відповідальність за достовірність відомостей та обґрунтованість підстав, зазначених у службовій записці для заміни судді.

3.8.2. Тимчасово на період дії карантину та у разі неповного складу визначених цими Засадами постійно діючих колегій суддів судової палати з розгляду кримінальних справ голова суду має право на підставі службової записки секретаря палати з розгляду кримінальних справ створювати відповідним наказом колегію з числа суддів судової палати з розгляду кримінальних справ, яка буде діяти тимчасово  до усунення обставин відсутності повного складу хоча б однієї  постійно діючої колегії суддів судової палати з розгляду кримінальних справ.

Наказ голови суду про створення колегії невідкладно доводиться начальником відділом кадрової роботи та управління персоналом до відома відповідальної особи за здійснення автоматизованого розподілу справ та є підставою для проведення відповідних налаштувань.

3.9. Повторний автоматизований розподіл здійснюється за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) у разі неможливості продовження розгляду справи суддею – доповідачем внаслідок: припинення повноважень судді в тому числі щодо розгляду справ за певною спеціалізацією (зміна спеціалізації); звільнення судді; переведення судді до іншого суду; відрядження судді для роботи до ВРП, ВККСУ, НШСУ тощо; тимчасового відсторонення судді від виконання обов’язків судді; перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку; тимчасової непрацездатності судді, якщо нерозглянутими залишилися справи та матеріали, зазначені у п.3.2. Засад; виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді для розгляду справи. В інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може продовжувати розгляд справи в строки, визначені відповідним процесуальним законодавством, повторний автоматизований розподіл здійснюється за наявності заяви учасника справи, погодженої із секретарем судової палати, а у разі його відсутності – заступником голови суду, за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) згідно до принципів відповідного процесуального законодавства.

У разі перебування на лікарняному, відпустці, відрядженні чи відсутності з іншої поважної причини, судді-доповідача, у провадженні якого перебуває справа/матеріали, та надходження у вказаний період заяви, прийняття процесуального рішення за якою законом встановлено скорочені процесуальні строки (заява про забезпечення позову, скасування заходів забезпечення позову тощо), така заява передається для здійснення повторного автоматизованого розподілу.

У виняткових випадках, повторний автоматизований розподіл (заміна судді-доповідача) з метою недопущення порушення процесуальних строків, у разі неможливості продовження розгляду матеріалів кримінального провадження суддею – доповідачем внаслідок виходу у відпустку, здійснюється за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду на виконання службової записки судді-доповідача у справі із обов’язковим обґрунтуванням обставин, що зумовлюють заміну судді-доповідача, погодженої із секретарем судової палати, а у разі його відсутності – заступником голови суду. Суддя-доповідач несе персональну відповідальність за достовірність відомостей та обґрунтованість підстав, зазначених у службовій записці.

Після вирішення процесуального питання матеріали провадження приєднуються до справи, розгляд якої продовжує раніше визначений склад суду.

На час розподілу значної кількості справ, отриманих від Апеляційного суду Одеської області внаслідок ліквідації, розподіл таких справ для визначення судді – доповідача та складу суду здійснюється без врахування правил п. 2.3.3. Положення АСДС в редакції від 15.09.2016 про неможливість розподілу справ щодо конкретного судді, щодо всіх суддів відповідної палати, окрім суддів, які тимчасово відсторонені від виконання обов’язків судді, перебувають у відпустці по догляду за дитиною до досягнення трирічного віку, відряджені для роботи в НШСУ або інші державні органи і установи, а також тих, у яких до закінчення повноважень судді залишилося два місяці і менше, із дотриманням принципу поділу відповідної палати на постійно діючі колегії суддів.

З метою оперативного розподілу таких справ/матеріалів їх розподіл не обмежується часом, визначеним п.п. 3.1, 3.2 Засад, такі справи/матеріали передаються до канцелярії суду за актом прийому-передачі справ/матеріалів у оформленому відповідно до Інструкції з діловодства вигляді, із коректним заповненням обліково-статистичних карток та направленими судовими рішеннями, які прийняті в ході судового розгляду до ЄДРСР.

3.9.1. Повторний автоматизований розподіл справ/матеріалів та передача справ/матеріалів раніше визначеному складу  суду в зв’язку із ліквідацією Апеляційного суду Одеської області здійснюється в наступному порядку:

3.10. Справи/матеріали та службові записки, що передаються для здійснення повторного автоматизованого розподілу між суддями надаються завчасно.

3.11. На підставі довідки про недопустимість участі судді у розгляді справи, складеної начальником відділу діловодства та обліку звернень громадян або особою, яка виконує його обов’язки, не розподіляються щодо конкретного судді справи та матеріали кримінального провадження:

1) щодо судді, який брав участь у вирішенні цієї самої справи в суді апеляційної інстанції, що надійшла на новий розгляд після скасування ухвали чи рішення суду апеляційної інстанції;

2) за наявності підстав застосування заборони повторної участі відведеного судді, передбачених положеннями процесуального закону;

3) учасником судового процесу в яких є особа, зазначена в Декларації родинних зв’язків судді;

4) в яких головуючим в суді першої інстанції є чоловік (дружина) судді апеляційного суду;

5) за наявності у судді близьких осіб, які працюють на підприємствах, в установах, організаціях, які є учасниками судових проваджень, в цьому провадженні.

Працівником, відповідальним за автоматизований розподіл справ між суддями, до ОСК справи вносяться дані про унеможливлення повторної участі суддів у розгляді справи на підставі доповідної начальника з метою виключення такого судді з автоматичного розподілу справ.

3.11.1. У випадках розподілу справ без дотримання п.3.11. Засад, якщо це призвело до порушення порядку визначення судді (колегії суддів), на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату суду на виконання службової записки судді – доповідача справа підлягає автоматизованому перерозподілу для заміни судді, який не може брати участі у справі.

3.12. З метою належної організації роботи суду, забезпечення можливості проведення судових засідань, призначених на певний час, суддя – доповідач має право звернутись про заміну судді, визначеного автоматизованою системою не із числа суддів-членів складу постійно діючої колегії, у разі: якщо відповідне визначення відбулося під час перебування судді – члена складу в відпустці, на лікарняному, у відрядженні; змін у персональному складі колегії (формування нового складу); якщо відбулося внаслідок очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді для розгляду справи; визначення складу суду всупереч засадам формування постійно діючих колегій з технічних причин під час автоматичного розподілу справ, переданих від Апеляційного суду Одеської області.

У службовій записці суддя-доповідач вправі зазначити суддів, які не можуть брати участь у розгляді справи, у зв’язку з їх зайнятістю в інших судових засіданнях, що є підставою для неврахування таких суддів під час повторного автоматизованого розподілу.

Суддя-доповідач несе персональну відповідальність за достовірність відомостей та обґрунтованість підстав, зазначених у службовій записці для заміни судді.

3.13. На виконання пункту 2.3.17 Положення АСДС в редакції від 15.09.2016, з метою недопущення порушення строків розгляду справ/матеріалів, клопотання щодо негласних слідчих (розшукових) дій та негласних розшукових заходів розподіляються у порядку чергування. У разі виникнення різниці розподілення більш 10 клопотань на суддю, який є черговим, наступні клопотання розподіляються на іншого слідчого суддю, який здійснює чергування до зрівняння навантаження.

3.14. Судові справи, що надійшли із судів касаційної інстанції після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному головуючому судді (судді – доповідачу), ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

3.15. Раніше визначеному в судовій справі судді – доповідачу передаються:

- апеляційні скарги, що надійшли до суду апеляційної інстанції після визначення судді – доповідача у цій судові справі, якщо провадження не закінчено;

- судові справи, повернуті до апеляційного суду після виконання вимог ч.3ст.365 ЦПК України та після дооформлення;

 - судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору (ст.ст. 269, 270, 271 ЦПК);

- судові справи, повернуті до апеляційного суду після виконання вимог частини другої статті 359 Кримінально-процесуального кодексу України (в ред. 1960 року), відповідно до пункту 11 Перехідних положень цього Кодексу;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов’язані з виконанням судових рішень, передбачені статтями 431, 432, 435 ЦПК, розділом 8 КПК, статтею 304 КУАП;

- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 КПК;

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

- апеляційні скарги на ухвали слідчих суддів, які надійшли в межах одного кримінального провадження. Відсутність інформації про номер кримінального провадження (номер судової справи) та/або неможливість його встановлення під час здійснення реєстрації апеляційної скарги (здійснення автоматизованого розподілу справи), та подальше (після отримання цих матеріалів суддею-доповідачем) встановлення інформації про перебування в провадженні суду інших апеляційних скарг в даному кримінальному провадженні - є підставою для передачі справи раніше визначеному судді-доповідачу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду на виконання службової записки судді-доповідача у справі із обов’язковим обґрунтуванням обставин такої передачі, погодженої із секретарем судової палати, а у разі його відсутності – заступником голови суду;

- клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню;

- апеляційні скарги, які подані в рамках однієї справи, але на різні судові рішення, якщо провадження не закінчено;

- заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

- клопотання про скасування заходів забезпечення позову, про скасування заходів зустрічного забезпечення, про заміну одного заходу забезпечення позову іншим, вжитих цим судом в порядку частини третьої статті 150, статей 152, 154, 155 ЦПК України.

- заяви у справі про ухвалення додаткового рішення, про перегляд рішення за нововиявленими обставинами, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору (ст.ст. 269, 270, 271 ЦПК), вирішеній Апеляційним судом Одеської області, передаються судді – доповідачу, яким вирішено справу, за умов здійснення ним судочинства в Одеському апеляційному суді.

Відсутність на час надходження судової справи/матеріалів судді - доповідача з підстав, визначених у п.3.9 Засад, у випадках, передбачених цим пунктом, є підставою для визначення судді – доповідача шляхом автоматизованого розподілу справи за мотивованим розпорядженням керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи).

3.15.1. У випадках розподілу справ без дотримання п.п.3.15. Засад, якщо це призвело до порушення порядку визначення судді (колегії суддів), на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату суду на виконання службової записки суддя – доповідача справа підлягає передачі раніше визначеному в судовій справі судді – доповідачу.

4. Кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім(и) розглядають всі судді судової палати з розгляду кримінальних справ Одеського апеляційного суду.

4.1. У разі уповноваження інших суддів здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, не розглянуті справи розглядають раніше визначені судді.

4.2. Тимчасово, до збільшення штату суддів Одеського апеляційного суду, розподіл справ про адміністративні правопорушення здійснюється між всіма суддями у порядку, встановленому окремим рішенням зборів суддів.

5. Слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом призначаються наказом голови суду, або у разі його відсутності особою, яка виконує його обов’язки.

5.1. Розподіл судових справ із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюється серед слідчих суддів з урахуванням графіку їх роботи (чергування), затвердженого наказом голови суду. 

5.2. Слідчі судді, які за наказом голови суду залучені до чергування з розгляду клопотань про НСРД, за їх згодою не відключаються від розподілу матеріалів НСРД перед відпусткою, а також у разі прийняття зборами суддів рішення про тимчасове припинення автоматизованого розподілу судових справ щодо конкретного судді (суддів) на підставі абзацу третього пункту 9.1. Засад.

6. Коефіцієнт форми участі

6.1. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи, для головуючого судді (судді-доповідача) дорівнює — 1.

6.2. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи, для судді-учасника колегії дорівнює — 0,001.

6.3. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді клопотань щодо негласних слідчих дій дорівнює — 0,01.

7. Особливості розподілу справ/матеріалів у разі виконання суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя

7.1. Встановити коефіцієнт участі судді у судовій справі для суддів, які здійснюють інші повноваження, не пов’язані із здійсненням правосуддя: 0,75 – для голови суду; 1 – для заступників голови суду, секретарів судових палат.

Під час перерозподілу справ, переданих Апеляційним судом Одеської області, коефіцієнт участі судді у судовій справі для суддів відповідної палати, які здійснюють інші повноваження, не пов’язані із здійсненням правосуддя, а також після перерозподілу усіх справ, що перебували в провадженні судді, який змінив спеціалізацію за абз. 6 пункту 1.4., коефіцієнт форми участі судді становить - 1.

7.2. Видання наказу головою суду про направлення судді для навчання, участі в семінарських заняттях та інших заходах для підтримання кваліфікації тощо, без відбуття у відрядження, не є підставою для не розподілу справ/матеріалів на цього суддю.

7.3. Не розподіляються щодо конкретного судді справи у випадках, передбачених п.2.3.3 Положення про АСДС в редакції від 15.09.2016, за виключенням абз.2.

Не розподіляються щодо судді справи, якщо надійшли за три робочих дні до початку відпустки тривалістю менше 30 календарних днів, та за чотирнадцять днів до початку відпустки тривалістю більше 30 календарних днів.

8. Засади формування колегій суддів

8.1. До складу судових палат входять постійно діючі колегії, персональний склад яких визначається зборами суддів суду.

8.2. Заміна судді-учасника колегії у разі неможливості здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді справи здійснюється за рахунок резервного судді.

У випадках, коли відносно судді колегії справи не розподіляються відповідно до правил п.2.3.3. Положення АСДС в редакції від 15.09.2016 (за два місяці до закінчення повноважень судді; за три робочих дні або чотирнадцять днів до початку відпустки, за один або за три робочих дня до відрядження, за один робочий день до направлення на навчання, підвищення кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування без відбуття у відрядження), а також у випадку, передбаченому абзацом 2 підпункту 1.4. Засад, проте він продовжує виконувати трудові обов’язки, заміна судді – учасника, який вибув, а також розподіл справ щодо судді як учасника колегії, може здійснюватися на такого суддю за його згодою.

8.3. У разі відсутності судді – учасника складу постійно діючої колегії суддів і неможливості здійснити заміну за рахунок резервного судді, заміна відсутнього судді здійснюється за рахунок інших суддів відповідної судової палати, на підставі розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача.

8.4. У разі неможливості АСДС визначити склад колегії суддів по кримінальній справі (кримінальному провадженню) з числа суддів судової палати з розгляду кримінальних справ через відсутність необхідної кількості суддів, головуючий суддя у справі обирається за допомогою АСДС з числа суддів судової палати з розгляду кримінальних справ, члени колегії обираються за такою послідовністю: першочергово за рахунок суддів судової палати з розгляду кримінальних справ та виключно після цього - за рахунок суддів судової палати з розгляду цивільних справ, перелік яких визначається рішенням зборів суддів за персональною згодою судді.

Якщо на суддю, який спеціалізується на розгляді цивільних справ, справи не розподіляються відповідно до правил п. 2.3.3. Положення АСДС в редакції від 15.09.2016 (за два місяці до закінчення повноважень судді; за три робочих дні або чотирнадцять днів до початку відпустки, за один або за три робочих дня до відрядження, за один робочий день до направлення на навчання, підвищення кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування без відбуття у відрядження), проте він продовжує виконувати трудові обов’язки, то може бути визначений в якості судді-учасника за допомогою АСДС за його згодою.

У разі неможливості АСДС визначити суддю-доповідача по кримінальній справі (кримінальному провадженню) з числа суддів судової палати з розгляду кримінальних справ, суддя-доповідач по справі визначається за рахунок суддів-учасників колегії по відповідному провадженню з дотриманням на день визначення критеріїв найменшого судового навантаження, а у разі однакового навантаження визначається суддя, який має найбільший стаж роботи на посаді судді.

8.5. Судова справа, матеріали якої містять відомості, що віднесені до державної таємниці відповідно до Закону України «Про державну таємницю», розподіляється автоматизованою системою на суддю-доповідача, який має допуск та доступ до державної таємниці.

Формування складу суду у разі колегіального розгляду справи здійснюється за рахунок суддів відповідної палати, до спеціалізації якої відноситься справа, які мають допуск та доступ до державної таємниці.

За відсутності  трьох і менше суддів відповідної судової палати, які мають допуск та доступ до державної таємниці (відсутність можливості сформувати склад колегії), при розподілі справ правила п.2.3.3. Положення АСДС в редакції від 15.09.2016 не застосовуються.

У разі вибуття зі складу суду судді – члена колегії суддів з підстав задоволення відводу (самовідводу), припинення повноважень судді відповідного суду, звільнення, і недостатньої кількості суддів відповідної палати, які мають допуск та доступ до державної таємниці, визначення складу суду здійснюється за рахунок суддів іншої судової палати, які мають відповідний допуск та доступ до державної таємниці.

Якщо про обставини існування в справі відомостей, що містять державну таємницю, стало відомо після вчинення суддею – доповідачем або складом суду процесуальних дій, передача такої справи іншому складу суду відбувається з дотриманням процесуальних правил щодо відводу (самовідводу) відповідного виду судочинства, в порядку, передбаченому п.8.5 Засад.

Якщо на суддю судової палати, який має доступ до інформації з обмеженим доступом, справи не розподіляються відповідно до правил п. 2.3.3. Положення АСДС в редакції від 15.09.2016 (за два місяці до закінчення повноважень судді; за три робочих дні або чотирнадцять днів до початку відпустки, за один або за три робочих дня до відрядження, за один робочий день до направлення на навчання, підвищення кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування без відбуття у відрядження), проте він продовжує виконувати трудові обов’язки, цей суддя може бути визначений в якості судді-учасника за допомогою АСДС за його згодою.

9. Секретар судової палати

9.1. У разі виявлення значної різниці у навантаженні суддів та з метою його вирівняння, а також у разі виконання суддею іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (аналіз та узагальнення судової практики; участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, організації та проведенні семінарів, тренінгів для суддів та працівників апаратів судів, здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України тощо), секретар відповідної судової палати має право ініціювати перед зборами суддів питання тимчасового зменшення навантаження на суддю.

У таких випадках тимчасово навантаження на суддю може бути зменшене рішенням зборів суддів (за наявності для цього підстав) у порядку, встановленому Положенням про АСДС, але не більше ніж на сімдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів. 

За наявності обставин, які унеможливлюють участь судді (колегії суддів) у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, збори суддів мають право прийняти рішення про припинення автоматизованого розподілу судових справ щодо конкретного судді (колегії суддів) на період не більш ніж два місяці поспіль.

10. Керівник апарату суду

10.1. Керівник апарату суду щоквартально звітує перед зборами суддів з питань функціювання АСДС, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.

10.2. Керівник апарату суду на письмову вимогу судді надає інформацію щодо стану навантаження на кожного суддю.

10.3. Керівник апарату суду забезпечує шляхом розташування на внутрішньому веб-сайті надання суддям поточної інформації про навантаження на суддів суду із обов’язковим висвітленням наступної інформації:

– ПІБ судді,

– відпрацьовано робочих днів суддею,

– коефіцієнт навантаження (наявність коефіцієнту адміністративної посади, коефіцієнту перенавантаження тощо),

– кількість справ, у яких суддю визначено суддею-доповідачем по справі,

– кількість справ, у яких суддю визначено суддею-учасником колегії.

11. Відповідальність

11.1. Навмисне складання довідки відділу кадрової роботи особою, визначеною абзацом 1 п. 2.3. Положення АСДС, яка не відповідає дійсності, що могло вплинути або вплинуло на розподіл справ/матеріалів між суддями, може бути підставою для звільнення за п.1 ст. 41 КЗпП України.

11.2. Навмисне внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень, які могли вплинути або вплинули на розподіл справ/матеріалів між суддями, особою, визначеною п. 2.4. Положення АСДС, може бути підставою для звільнення за п.1 ст. 41 КЗпП України.

11.3. Навмисне внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ/матеріалів між суддями, працівником канцелярії суду відповідальним за реєстрацію справ/матеріалів, може бути підставою для звільнення за п.1 ст. 41 КЗпП України.

12. Порядок розподілу справ у випадках знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи

12.1. У випадку знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється головою суду, або особою яка виконує його обов’язки, серед суддів палати з розгляду кримінальних справ, які здійснюють чергування згідно наказу голови суду в алфавітному порядку або серед суддів апеляційного суду в порядку черговості.