Розширено можливості застосування електронного документообігу в діловодстві суду

Як відомо, з 01 січня 2014 року набрала чинності Інструкція  з діловодства у місцевих загальних судах,  апеляційних судах областей,  апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з  розгляду цивільних і кримінальних справ, затверджена наказом ДСА України від 17.12.2013 №173.

Одним із нововведень є запровадження суцільної реєстрації в автоматизованій системі документообігу вихідної кореспонденції суду.

Відповідно до даних канцелярії суду, в разі запровадження централізованої реєстрації всієї кореспонденції, шляхом заповнення відповідних реєстраційних форм в автоматизованій системі документообігу, кількість кореспонденції що підлягає реєстрації зросте в 4-5 разів, що може призвести до перевантаження служби діловодства та затримках з  відправленням документів учасникам судового провадження.

Адже, нова Інструкція з діловодства забороняє відправлення документів без реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду.

Дана новація стала предметом обговорення на нараді з працівниками апарату суду, проведеної 27 грудня 2013 року керівником апарату суду Дмитром Камінським та заступником керівника апарату Іриною Царук.

За наслідками наради було прийнято рішення надати доступ до автоматизованої системи документообігу працівникам всіх структурних підрозділів апарату суду та забезпечити підготовку всієї вихідної кореспонденції, як процесуальної так і не процесуальної, в комп’ютерній програмі судового діловодства. Під час створення та опрацювання документів, всім документам автоматизованою системою документообігу присвоюється вихідний номер та відбувається його реєстрація, як того вимагає Інструкція.

Як показали практика в перші робочі дні нового року, такий підхід дозволив: уникнути перевантаження служби діловодства, забезпечити розміщення всіх документів, що утворюються в діловодстві суду в єдиній базі даних, організувати їх систематизацію за номерами проваджень та номенклатурою справ суду.

Прес-служба апеляційного суду Закарпатської області