Положення про відділ діловодства та обліку звернень громадян (канцелярія ) апеляцйного суду Волинської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

 наказ керівника апарату

 апеляційного суду Волинської області

 15.02. 2012 № 1.17/9      

П О Л О Ж Е Н Н Я

про відділ діловодства та обліку звернень громадян (канцелярію) апеляційного суду Волинської області

1. Загальні положення

1.1.   Відділ діловодства та обліку звернень громадян (канцелярія) апеляційного суду ( далі – (відділ діловодства та обліку звернень громадян (канцелярія)  - є структурним підрозділом  апарату апеляційного суду, яка виконує завдання, визначені цим  Положенням.

1.2.    Відділ діловодства та обліку звернень громадян (канцелярія) в своїй діяльності керується Конституцією України,  Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним кодексом України іншими кодексами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", « Про засади запобігання та протидії корупції», іншими законами України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та встановлюють  правила документування їх діяльності і порядок  роботи з документами, та цим Положенням.

1.3.  Структура та штатна чисельність відділу діловодства та обліку звернень громадян (канцелярії) визначається штатним  розписом апеляційного суду, затвердженим у встановленому  порядку.

1.4. Завдання, обов’язки  права та  відповідальність працівників відділу діловодства та обліку звернень громадян (канцелярії) визначаються посадовими обов’язками, які затверджуються керівником апарату суду.

2. Основні завдання

2.1 Основним завданням відділу діловодства та обліку звернень громадян (канцелярії) є:

- забезпечення щоденного протягом робочого часу суду   прийняття та реєстрації  документів, що подаються до  апеляційного суду.

- забезпечення належного порядку роботи з документами з моменту їх створення ( у тому  числі за допомогою персонального комп’ютера) або надходження   до відправлення  адресатам або передачі в архів суду чи в державну архівну установу.

2.2. Відділ діловодства та обліку звернень громадян (канцелярія)  відповідно до покладених на нього завдань :

            - здійснює щоденний  протягом  робочого часу суду прийом громадян,

представників підприємств, установ, організацій і  надає їм  консультації та роз’яснення  з питань, що віднесені до її компетенції;

            - здійснює  прийом  документів, поданих громадянами особисто;

            - здійснює реєстрацію справ  і документів, які надійшли  поштою, або поданих громадянами особисто;

            - здійснює передавання  справ  та документів   суддям та   працівникам апарату  суду відповідно до  резолюції голови суду, заступника голови суду, керівника апарату;

            - веде реєстрацію вихідної кореспонденції суду та забезпечує  доставку її адресатам;

            - веде облік та  списання поштових конвертів та  марок;

            - здійснює контроль за дотриманням  строків  виконання документів відповідно до резолюції голови суду, заступника голови суду, керівника апарату;

            - веде облік  і  зберігання  виконаних документів;

            - веде документи первинного обліку та номенклатурні справи;

            - веде облік та  реєстрацію  звернень громадян  і юридичних осіб та забезпечує  ведення діловодства за  зверненнями громадян;

            - веде облік та реєстрацію інформаційних запитів та готує відповіді на  інформаційні запити відповідно до  своїх повноважень;

            - видає  справи та документи для  ознайомлення громадянам;

            - видає копії документів відповідно до  поданих заяв;

            - забезпечує схоронність  судових та номенклатурних справ та документів;

- надає допомогу  у  формуванні судових  і номенклатурних  справ  працівникам апарату суду ;

- веде   архів суду, здійснює підготовку  та передачу до архіву суду судових і номенклатурних справ, закінчених провадженням, забезпечуєзбереження архівних  справ;

- контролює дотримання строків передачі справ до архіву суду, готує  пропозиції з удосконалення цієї роботи;  

- готує  зведені описи справ постійного і тимчасового строків зберігання, акти  передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також бере участь у роботі з експертизи цінності архівних документів;

- готує проект номенклатури справ суду і подає його на затвердження у  встановленому порядку;

- веде облік, зберігання та використання документів з грифом обмеження доступу

« Для службового користування»;

2.3. Відділ діловодства та обліку звернень громадян (канцелярія)   виконує інші доручення  керівника апарату суду щодо  організації і ведення діловодства суду та прийому  громадян.

3.Начальник відділу діловодства та обліку звернень громадян (канцелярії)

3.1.Відділ діловодства та обліку звернень громадян (канцелярію) очолює начальник відділу, який призначається на  посаду та звільняється з посади керівником апарату  суду з дотриманням  трудового законодавства та законодавства  про державну  службу.

3.2. Начальник відділу підпорядкований  керівникові апарату суду і  координує свою діяльність в межах наданих повноважень з  іншими працівниками апарату суду.

3.3. Начальник відділу  здійснює безпосереднє керівництво  працівниками відділу, забезпечує  належне і своєчасне виконання ними функцій, передбачених цим  Положенням.

3.4. На начальника відділу покладається персональна відповідальність за:

            - організацію роботи відділу по виконанню покладених на нього задач і функцій.

            - організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.

            -   збереження прийнятих у роботу документів, а  також справ і документів, переданих до архіву суду.

            -  дотримання працівниками відділу трудової  дисципліни.

            -  забезпечення збереженості майна, що знаходиться у відділі, і дотримання правил пожежної безпеки.

3.4. У разі тимчасової відсутності начальника відділу у зв’язку з відпусткою, хворобою тощо його обов’язки виконує працівник, визначений наказом керівника апарату суду.

4. Повноваження працівників відділу діловодства та обліку звернень громадян (канцелярії)

4.1. Працівники відділу діловодства та обліку звернень громадян (канцелярії) призначаються на посаду та звільняються з посади  керівником апарату  суду з дотримання  вимог трудового законодавства  та законодавства  про державну  службу, підпорядковуються керівнику апарату суду і безпосередньо – начальнику відділу.

4.2. Працівники відділу ( канцелярії):

            - забезпечують своєчасне і якісне виконання дорученої їм ділянки  роботи ,несуть за це персональну відповідальність;

            - виконують окремі доручення керівника апарату суду та  начальника відділу.

5. Заключні положення

5.1. Працівники відділу діловодства та обліку звернень громадян (канцелярії) мають права і виконують обов’язки, визначені посадовими інструкціями, затвердженими керівником апарату суду, зобов’язані дотримуватись правил внутрішнього трудового розпорядку, Правил поведінки працівника суду, інструкцій по роботі з документами, вимог інших  законодавчих та нормативних актів, які регламентують роботу суду, а  також підвищувати свій професійний рівень та ділову кваліфікацію.