ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням зборів суддів
Лубенського міськрайонного суду
Полтавської області
№14 від 09 липня 2015 року зі
змінами згідно рішення зборів суддів
№13 від 09 червня 2017 року
зі змінами згідно рішення зборів суддів
№9 від 28 травня 2019 року
зі змінами згідно рішення зборів суддів
№29 від 26 жовтня 2020 року
зі змінами згідно рішення зборів суддів
№15 від 29 червня 2022 року
зі змінами згідно рішення зборів суддів
№16 від 08 серпня 2022 року
зі змінами згідно рішення зборів суддів
№1 від 17 січня 2024 року
зі змінами згідно рішення зборів суддів
№3 від 28 лютого 2024 року
ЗАСАДИ
використання автоматизованої системи документообігу
Лубенського міськрайонного суду Полтавської області
1. Загальні положення
1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Лубенському міськрайонному суді Полтавської області (далі – Засади) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (далі – АСДС) визначають порядок функціонування автоматизованої системи в суді, урегулювання яких відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» і Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення), затвердженого рішенням Ради суддів України № 2 від 02.04.2015 року, відноситься до повноважень зборів суддів Лубенського міськрайонного суду Полтавської області.
1.2. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів Лубенського міськрайонного суду новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
2. Функціональні обов’язки, права користувачів АСДС
2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів АСДС, надання та позбавлення права доступу до неї в Лубенському міськрайонному суді Полтавської області визначаються на підставі:
- наказів голови суду та у його відсутності особою, яка у встановленому законом порядку виконує обов'язки голови суду, відносно судів, керівника апарату та у його відсутності (хвороба, відрядження, участь у семінарах), або особа яка виконує його обов'язки;
- наказів керівника апарату суду відносно працівників апарату суду.
2.2. Використання електронного цифрового підпису уповноваженими на це користувачами АСДС здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронний цифровий підпис». Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається та тягне за собою дисциплінарну відповідальність.
3. Реєстрація вхідної кореспонденції
3.1. Вся вхідна кореспонденція, в тому числі, справи та матеріали, що підлягають розподілу між суддями, реєструються в день надходження за допомогою АСДС.
На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.
3.2. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в АСДС в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
3.3. Внесення змін, видалення реєстраційних даних не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок.
4. Розподіл справ і матеріалів між суддями
4.1. Розподіл судових справ і матеріалів здійснюється в суді в день їх реєстрації одразу після реєстрації відповідної судової справи (після заповнення необхідних полів обліково-реєстраційної картки на справу та присвоєння справі єдиного унікального номеру та номеру провадження).
4.2. Кожний робочий день о 09:00 год. консультант з кадрової роботи або особа, яка виконує його обов'язки, перед початком розподілу будь-яких справ і матеріалів, надає керівнику апарату суду довідку про відсутніх на робочому місці суддів (додаток № 1) з вказівкою підстав відсутності (відпустка, відрядження, лікарняний тощо).
4.3. У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя повинен до 09:00 год. дня невиходу на роботу повідомити про це консультанта з кадрової роботи.
4.4. Виникнення поважних причин, які будуть підтверджені документально, протягом робочого дня мають бути доведені суддею до відома керівника кадрової служби для складання нової довідки, яка негайно передається керівнику апарату суду.
4.5. Невиконання суддею правил, визначених п.4.3., п.4.4. Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.
4.6. Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється уповноваженими особами апарату суду, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ згідно з наказом керівника апарату суду.
4.7. Встановлення факту складення консультантом з кадрової роботи довідки, яка не відповідає дійсності, вважається одноразовим грубим порушенням трудових обов'язків, наслідком якого є відповідальність, встановлена розділом 17 Засад.
4.8. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями, що автоматично створюється автоматизованою системою, форма якого встановлена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим Рішенням Ради суддів України № 25 від 02 квітня 2015 року.
4.9. Повторний розподіл справ і матеріалів у разі заміни головуючого судді (судді-доповідача), здійснюється з урахуванням вимог пунктів 4.1.-4.6. Засад.
4.10. У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, участь у семінарах, зайнятість судді у розгляді інших справ тощо), який не є головуючим суддею у судовій справі, заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу суду в автоматичному режимі, з урахуванням цих Засад за усним зверненням головуючого судді по справі.
Результат заміни відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, оформлюється у Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями, затвердженого Положенням, та підшивається до матеріалів справи.
4.11. На виконання пункту 2.3.17. Положення, з метою недопущення порушення строків розгляду справи, можуть бути повторно розподілені, з урахуванням пунктів 4.1. – 4.6. Засад, судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі:
- припинення його повноважень щодо здійснення ним правосуддя,
- звільнення його з посади судді,
- перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку,
- тимчасової непрацездатності головуючого судді, якщо її тривалість становить більше ніж 21 календарних дні,
- тимчасової непрацездатності головуючого судді, у день відкриття лікарняного, якщо нерозглянутими залишились справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду,
- у разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44-2.3.45.
4.12. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, відвід, самовідвід судді, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки).
4.13. Не підлягають автоматизованому розподілу:
- судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
- зустрічний позов та позови третіх осіб, які заявляються самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, які надійшли до суду першої інстанції, та передаються (через реєстрацію вхідної канцелярії) раніше визначеному судді для вирішення питання щодо спільного їх розгляду;
- передаються раніше визначеному судді заяви про скасування заходів реагування, застосованих в межах відповідної судової справи.
4.14. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
4.15. Збори суддів Лубенського міськрайонного суду мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:
- у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів).
5. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді
5.1. Передача судової справи (матеріалів кримінального провадження) раніше визначеному судді, колегії суддів, проводиться модулем автоматизованого розподілу щодо:
1) судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження) та ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;
2) заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
3) судових справ про перегляд заочного рішення;
4) заяв та клопотань з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;
5) матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
6) Виключено.
7) заяв про відновлення втраченого судового провадження;
8) заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;
9) заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;
10) справ про адміністративне правопорушення, які надійшли після доопрацювання;
11) судових справ про адміністративне правопорушення відносно однієї і тієї ж особи (якщо справа ще не розглянута).
5.2. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначному слідчому судді.
5.3. Виключено.
5.4. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 5.1.–5.3. Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.
5.5. У разі тимчасової відсутності (відпустка не більше 35 календарних днів, лікарняний лист не більше 35 календарних днів, відрядження не більше 35 календарних днів, відсутність судді на роботі з інших підстав не більше 35 календарних днів) раніше визначеного в судовій справі головуючого судді судові справи та матеріали передбачені пунктами 5.1 - 5.3 підлягають автоматизованому розподілу, окрім:
- судових справ, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
- судові справи про перегляд заочного рішення;
- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;
- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду. (пунктом 5.5. доповнено Засади використання автоматизованої системи документообігу суду згідно рішення зборів судів №13 від 09.06.2017 року)
6. Розгляд справ і матеріалів стосовно неповнолітніх чи малолітніх
6.1. Кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім розглядають судді, уповноважені зборами суддів, згідно переліку (додаток № 2), з урахуванням вимог пунктів 4.1. – 4.6. Засад.
6.2. У разі уповноваження інших суддів здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх чи малолітніх, розгляд розпочатих кримінальних проваджень (справ) закінчується визначеними суддями.
7. Слідчі судді
7.1. Повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюють слідчі судді, обрані зборами суддів, згідно переліку (додаток № 3).
7.2. Розподіл судових справ із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюється серед слідчих суддів з урахуванням з урахуванням вимог пунктів 4.1. – 4.6. Засад, а у неробочий час, святкові та вихідні дні також з дотриманням графіку чергування, який затверджується зборами слідчих суддів Лубенського міськрайонного суду.
8. Особливості розподілу справ у разі виконання суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя
8.1. Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя,для голови суду дорівнює 60 % справ (незалежно від виконання/невиконання ним функцій слідчого судді).
8.2. Збори суддів мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді, а також є членами Вищої ради юстиції, Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність в Національній школі суддів України, але не більше ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.
9. Засади формування колегій суддів
9.1. Визначення колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою суду під час реєстрації відповідних документів, а також в інших випадках визначення складу суду на будь-якій стадії судового процесу, за принципом випадковості та в хронологічному порядку надходження справ.
9.2. Кількісний склад колегії суддів визначається процесуальним законодавством. До складу колегії може бути включений запасний суддя на заміну основного судді зі складу колегії суддів у разі неможливості останнім здійснювати правосуддя.
9.3. При призначенні учасників колегії участь у розподілі на справу приймають судді незалежно від того, слухають вони спеціалізацію з розгляду даної справи, чи ні.
9.4. У разі розгляду справи за участю присяжних і народних засідателів їх персональний склад визначається за допомогою автоматизованої системи.
9.5. Якщо справа розглядається колегіально, повторний автоматизований розподіл відбувається для визначення судді (суддів) з метою заміни судді або суддів, що вибули, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення та з урахуванням вимог пунктів 4.1.-4.12. Засад.
10. Керівник апарату суду
10.1. Керівник апарату суду щорічно (у разі необхідності – в інший термін)звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.
10.2. Керівник апарату суду на письмову вимогу судді надає інформацію щодо стану навантаження на кожного суддю.
11. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили
11.1. Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), здійснюється секретарями канцелярії суду.
Здійснення контрольної функції щодо повноти і своєчасності заповнення ОСК покладено на заступника керівника апарату суду.
Судові рішення своїм електронним цифровим підписом підписують судді та відправляють в ЄДРСР. Контроль за відправленням рішень в ЄДРСР покладено на помічника судді.
12. Надання інформації про стан розгляду судових справ
12.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження, прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за ново виявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним судом України та їх розгляду.
12.2. Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства, Закону України «Про доступ до судових рішень» та Регламенту суду.
12.3. Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документу суду).
12.4. На сайті суду в складі веб-порталу судової влади України щоденно оприлюднюються:
- список судових справ, призначених до розгляду;
- список апеляційних скарг;
- список автоматично розподілених судових справ;
- інформація щодо стадій розгляду судових справ.
Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.
13. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених в суді
13.1. Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).
Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.
Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.
13.2. З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.
13.3. При роздруківці документа на кожній його сторінці автоматизованою системою автоматично зазначається штамп ЕЦП. Структура штампу ЕЦП є такою: автор підпису, дата підпису, ідентифікатор підпису.
У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.
13.4. Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.
14. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ
14.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень. Кожен суддя несе персональну відповідальність за несвоєчасне направлення прийнятих ним рішень до ЄДРСР.
14.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.
15. Форс-мажорні обставини
15.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.
15.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у п.15.1. Засад обставин.
15.3. У разі настання зазначених у п.15.1. Засад обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла), збори суддів Лубенського міськрайонного суду мають право розглядати питання щодо розподілу таких судових справ.
15.4. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
16. Відповідальність
16.1. Навмисне складання довідки відділу кадрової роботи особою, визначеною пункту 4.2. Засад, яка не відповідає дійсності, що могло вплинути або вплинуло на розподіл справ і матеріалів між суддями, може бути підставою для дисциплінарної відповідальності відповідно до Правил внутрішнього трудового розпорядку.
16.2. Навмисне внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівником канцелярії суду, відповідальним за реєстрацію справ і матеріалів, може бути підставою для дисциплінарної відповідальності відповідно до Правил внутрішнього трудового розпорядку.
Додаток № 1
до Засад використання автоматизованої системи
документообігу Лубенського міськрайонного суду Полтавської області
Довідка
про відсутніх на робочому місці суддів
“___” ______ року
Станом на 09:00 год. “___” ______ року згідно наявних даних на підставі наказів голови суду (особи, що виконує його обов’язки), повідомлення суддів про відкриття лікарняного, відсутні на робочому місці наступні судді:
|
№ з/п
|
ПІБ судді
|
Дата та номер наказу (у разі відпустки, відрядження тощо) або дата відкриття лікарняного
|
Причина відсутності судді на робочому місці
|
|
1.
|
|
|
|
|
2.
|
|
|
|
Консультант з кадрової роботи
(особа, що виконує його обов’язки) ПІБ
_03_03.png)
