Рожищенський районний суд Волинської області

Аналіз обліково-статистичної роботи у Рожищенському районному суді Волинської області за 2013 рік

Дані судової статистики відображають ті процеси, що відбуваються при здійсненні правосуддя. Використання такої статистичної інформації має важливе значення для своєчасного виявлення тенденцій, що виникають у судовій діяльності, їх аналізу та вжиття необхідних заходів для усунення недоліків у роботі, підвищення рівня здійснення судочинства.

Справедливе та доступне правосуддя має служити основною гарантією конституційних прав і свобод та рівності усіх людей перед законом, забезпечення захисту цих прав і свобод є основним завданням суду.

Відповідно до Закону України "Про судоустрій і статус суддів" від 07.07.2010 № 2453-VI та на виконання плану роботи Рожищенського районного суду Волинської області (далі - суду ) на ІV квартал 2013 року заступником керівника апарату проведений аналіз стану обліково-статистичної роботи в даному суді.

На 2013 рік штатним розписом суду передбачено 23 штатні одиниці, з яких 4 посади судді, 15 – державних службовців, 2 – службовці, 2 – інші працівники. В травні були внесені зміни до штатного розпису на 2013 рік. Виведено штатну одиницю оператора котельні та з 1 червня 2013 року введено посаду водія автотранспортного засобу.

Відповідно до посадових інструкції працівників апарату суду відповідальними за введення обліково-статистичної роботи в суді є старший секретар суду Дем’янчук І.Л. (вища юридична освіта, стаж роботи державної служби і роботи в суді – 4 роки 11 місяців), консультант суду Кізіцька І.В. (вища юридична освіта, стаж роботи державної служби і роботи в суді – 6 років 4 місяці), секретар суду Концевич Я.О. (вища юридична освіта, стаж роботи державної служби і роботи в суді – 1 рік 1 місяць). Контроль за введення обліково-статистичної роботи в суді здійснюють керівник апарату Сімінська І.В. та заступник керівника апарату суду Крупінська В.А. Дані особи мають вищу юридичну освіту та досвід роботи за фахом відповідно 5 років 9 місяців та 7 років 8 місяців. Підготовку та складання звітів за ІІ півріччя 2013 року безпосередньо здійснює керівник апарату суду Сімінська І.В.

Протягом звітного періоду відповідальні працівники постійно працювали над підвищенням свого професійного рівня, брали участь у семінарах, проведених територіальним управлінням ДСАУ в Волинській області щодо діяльності судових органів.

З метою підвищення професійного рівня державних службовців апарату Рожищенського районного суду та забезпечення своєчасного інформування про внесення змін до законодавства, у суді щомісяця проводяться виробничі навчання.

В.о. керівника апарату затверджено план виробничого навчання працівників апарату Рожищенського районного суду Волинської області на 2013 рік

Відповідальною за проведення виробничого навчання з працівниками апарату суду призначена заступник керівника апарату Крупінська В.А.

Виробничі навчання державних службовців суду проводяться в останній четвер кожного місяця. За висвітлення кожного питання були визначені відповідальні працівники. Виступи працівників апарату суду долучені до протоколів виробничих навчань.

Тематики навчань включають питання детального вивчення Кодексу адміністративного судочинства України, законодавчих та нормативно-правових актів України, загального та процесуального характеру, щодо проходження державної служби, вивчення основних положень Закону України «Про засади запобігання та протидії корупції», опрацювання інструктивних та методичних матеріалів, листів – роз’яснень з питань організації діяльності суду. Однак були і позапланові питання, які розглядались на виробничих навчаннях. Обов’язковим питанням, яке виноситься для розгляду на кожне виробниче навчання є вивчення змін і доповнень до чинного законодавства України (за дану ділянку роботи відповідає консультант суду Кізіцька І.В.)

Окрім того, консультант суду невідкладно ознайомлює суддів та працівників апарату суду із змінами до чинного законодавства України, у разі їх прийняття та опублікування.

Плани роботи Рожищенського районного суду складаються щоквартально та затверджуються головою суду. Плани роботи містять наступні розділи: робота зборів суддів суду; загальні питання; питання кадрової роботи; питання ведення діловодства та судової статистики; вивчення та узагальнення судової практики; питання архівної роботи; питання господарської роботи; питання роботи судових розпорядників; проведення профілактичної роботи. В планах зазначені заплановані заходи, відповідальні особи, строки виконання, в розділі «відмітка про виконання» проставляється відомості про виконання.

Керівником апарату суду постійно здійснюється контроль за дотриманням працівниками апарату суду своїх посадових та функціональних обов’язків. Щоквартально проводяться перевірки структурних підрозділів суду, що стверджується відповідними службовими записками керівника апарату суду на ім’я голови суду. Протягом 2013 року було складено 8 службових записок, які були обговорені на апаратних нарадах з працівниками апарату Рожищенського районного суду Волинської області, та було звернуто увагу працівників апарату суду на більш уважне виконання своїх функціональних обов’язків і беззаперечне дотримання вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді та інших нормативно – правових актів, що регулюють питання діяльності суду.

27 лютого 2013 року був проведений одноденний семінар з керівниками апаратів судів, в якому брала участь в. о. керівника апарату Крупінська В.А. Під час даного семінару підведено підсумки роботи за 2012 рік та узгоджено плани роботи на 2013 рік, а також обговорено коло проблемних питань, що виникають в організації роботи судів.

Напередодні подачі звітів за І півріччя 2013 року заступник керівника апарату та консультант суду брали участь у навчальному семінарі, який проводився територіальним управлінням державної судової адміністрації в Волинської області, на тему «Підготовка та організація формування місцевими загальними судами відомчої звітності за перше півріччя 2013 року за допомогою «Д-3». Питання ведення загального та кадрового діловодства у місцевому загальному суді».

Окремим питанням на семінарі було питання новел у законодавстві про державну службу, яке презентував начальник Управління державної служби Головдержслужби України у Волинській області - Малиновський В.Я.

Другу частину порядку денного семінару становив відеосемінар з підготовки до піврічної звітності 2013 року за допомогою КП "Д-3", який проводився фахівцями Державної судової адміністрації України та ДП «Інформаційні судові системи».

Керівниками структурних підрозділів та спеціалістами територіального управління на семінарі були висвітлені питання належної організації роботи у судах з питань ведення загального, судового та кадрового діловодства, судової статистики, обговорено питання підготовки до складання піврічної звітності.

Також на семінарі працівниками сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій, сектору кадрової роботи, детально були висвітлені питання щодо:

- порядку ведення загального діловодства у місцевому загальному суді, дотримання вимог при підготовці та оформленні організаційно-розпорядчої документації;

- порядку ведення кадрового діловодства та подання кадрової звітності;

- основних вимог до оформлення звітів, терміни їх подання, залишки на початок звітного періоду, загальних понять щодо організації формування звітності за допомогою комп’ютерної програми «Д-3»;

- складання звітів судів про розгляд справ кримінального судочинства, стан судимості та склад засуджених, особливостей заповнення та обробки карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу;

- формування звітів про оперативність розгляду місцевими загальними судами кримінальних справ та справ про злочини, передбачені статтями 209, 209-1, 306 КК України;

- реєстрації та особливостей відображення у звітах справ адміністративного судочинства;

- реєстрації та особливостей відображення у звітах справ цивільного судочинства;

- особливостей формування звіту про розгляд місцевими загальними судами справ про адміністративні правопорушення.

Проведення семінару дозволило його учасникам в тісній робочій атмосфері обмінятися досвідом роботи на даній ділянці, в ході дискусії вирішити спірні моменти і усунути багато питань, суперечностей, що виникають в роботі, при цьому, з'явилася можливість висловити свою думку і почути думку колег, поділитися напрацьованою практикою.

Головою Рожищенського районного суду постійно проводяться апаратні наради, на яких обговорюються найбільш актуальні проблеми, які виникають в ході здійснення судочинства, проводиться роз’яснювальна робота норм матеріального та процесуального законодавства при розгляді кримінальних проваджень, цивільних та адміністративних справ, значна увага приділяється таким аспектам судового адміністрування, як загальні питання організації діяльності суду, також щодо оформлення та ведення справ, судових справ та матеріалів, звернення судових рішень до виконання, організації обліково – статистичної роботи, організації та контролю за веденням архівної справи суду, щодо розміщення судових справ у Єдиному державному реєстрі.

Протягом звітного періоду особлива увага приділялася вивченню законодавства України з питань обліково-статистичної роботи, електронного документообігу, а також було проаналізовано обліково-статистичну роботу суду за минулі роки.

Обліково-статистична робота у Рожищенському районному суді ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України 27.06.2006 року № 860/12734 зі змінами та доповненнями; Положення про автоматизовану систему документообігу суду, з змінами та доповненнями, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010р. та погодженого з Державною судовою адміністрацією України 26.11.2010р.; Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.06.2006 № 55 (у редакції наказу ДСА України від 25.05.2011 № 95) зі змінами та доповненнями, Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином.

Первинний облік документів в Рожищенському районному суді ведеться у відповідності з вимогами Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді затвердженої наказом Державної судової адміністрації України № 68 від 27 червня 2006 року (з наступними змінами та доповненнями) та комп’ютерної програми «Д-3» відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради Суддів України від 26.11.2010 року №30, з наступними змінами та доповненнями. З метою належного функціонування автоматизованої системи документообігу в Рожищенському районному суді Волинської області, використання функцій програми у повному обсязі наказом керівника апарату суду від 27 лютого 2012 року №7/01-06 було розподілено обов’язки працівників апарату суду в автоматизованій системі документообігу.

Відповідальними за ведення первинного обліку документів в суді є: старший секретар суду – Дем’янчук І.Л., консультант суду – Кізіцька І.В., секретар суду – Концевич Я.О. Вказаними працівниками, у відповідності з вимогами Інструкції з діловодства, виконується облік і реєстрація судових справ, а також інших матеріалів, що надходять до суду, заповнюються всі реквізити, передбачені формами обліково-статистичних карток та журналів в електронному вигляді, де відображається достовірна інформація відповідно до руху судових справ та матеріалів в суді.

Протягом 2013 року працівниками апарату суду належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду.

Працівниками апарату суду постійно тримаються на контролі роз’яснення та пропозиції Державної судової адміністрації України щодо належного та правильного оформлення, складання відомчих звітів по кожній формі окремо, ведення судового діловодства та статистики, інструктивні та методичні матеріали щодо користування програмно-технологічними засобами за допомогою яких формуються звіти.

Формування звітів у суді проводиться з дотриманням вимог Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.06.2006 № 55 (у редакції наказу ДСА України від 25.05.2011 № 95) зі змінами та доповненнями, Методичних рекомендацій щодо заповнення форм звітності про розгляд судами справ. Також по особливо проблемних питаннях звертаємось до працівників сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій територіального управління державної судової адміністрації України в Волинській області.

На даний момент проводиться підготовка до складання звітів за 2013 рік. Зокрема перевіряється повнота заповнення реквізитів обліково-статистичних карток по відношенню до матеріалів справи (судового рішення). Найтиповішими недоліками при веденні первинного обліку надалі залишаються неповнота або неправильність заповнення реквізитів обліково-статистичних карток по відношенню до матеріалів справи. Так, мали місце факти неповного заповнення зазначених форм: відсутні відомості про сплату судових витрат по кримінальних провадженнях, про сплату судового збору по справах, про потерпілих та заподіяну шкоду по кримінальних провадженнях, про відшкодування збитків. Зазначені недоліки потребують перш за все витрачання часу на їх усунення та впливають на достовірність складених звітів. Також виявлено певні неточності при заповненні карток на осіб, щодо яких розглянуто кримінальне провадження: неправильне кодування інформації про підсудних.

Проблемним і надалі залишається опрацювання карток обліку сум шкоди, завданої злочином, оскільки дані картки не завжди заповнюються вірно. Даний недолік у роботі суду має місце уже декілька звітних період. Неодноразово уже проводилося навчання помічників суддів по заповненню даних карток, але дана робота потребує ще доопрацювання, а особливо в умовах електронного документообігу.

Під час формування звітів також проводиться звірка повноти надходження до територіального управління карток на осіб, щодо яких розглянуто кримінальне провадження, та талонів. За роботу з даними картками відповідає керівник апарату суду Сімінська І.В. Дані картки надсилались протягом звітного періоду до територіального управління на паперових носіях і вводились в КП «Д-3». Зауважень з боку ТУ ДСАУ в Волинській області щодо повноти заповнення чи неточності внесеної інформації щодо карток на осіб, щодо яких розглянуто кримінальне провадження, не було.

Протягом звітного періоду Рожищенським районним судом копії судових рішень скеровувалися до Реєстру виключно в електронному вигляді за допомогою КП «Д-3». Рішення до ЄДРСР направляються з дотриманням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.06. № 740 «Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень» (зі змінами та доповненнями) та Закону України «Про доступ до судових рішень». Однак спостерігалися випадки порушення строків направлення судових рішень до ЄДРСР. Тому, помічникам суддів вкотре вказано про недопустимість порушення строків відправлення судових рішень до ЄДРСР та наголошено на відповідальності за невиконання та неналежне виконання посадових обов’язків.

З метою забезпечення своєчасного отримання учасниками судового процесу судових повісток, повідомлень та інших судових документів про рух судових справ, у місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції з 17 червня 2013 року запроваджено порядок надсилання судом електронних документів учасникам судового процесу з розгляду усіх категорій справ та кримінального провадження із застосуванням автоматизованої системи документообігу суду.

Інформація про порядок надсилання судом електронних документів учасникам судового процесу з розгляду усіх категорій справ та кримінального провадження із застосуванням автоматизованої системи документообігу суду була доведена Рожищенським районним судом Волинської області до відома громадян через засоби масової інформації, також розміщена інформація на дошці оголошень в приміщенні суду та на офіційному сайті Рожищенського районного суду Волинської обласної.

25 вересня 2013 року територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Волинській області спільно із керівником РСП ДП «ІСС» у Волинській області проведено семінар з працівниками апаратів судів в режимі відеоконференції щодо ознайомлення з функціональністю КП «Д-3» з питань надсилання повісток учасникам судового процесу (кримінального провадження) за допомогою SMS-повідомлень. На даному семінарі керівник РСП ДП «ІСС» Гурський Р.А. ознайомив з перевагами нової послуги, а це:

- економія робочого часу працівників апарату суду на відправку судових повісток поштою;

- значна економія бюджетних коштів на поштову розсилку судових повісток, економію коштів на витратний матеріал (папір, конверти, марки тощо);

- оперативність в отриманні інформації про час та місце проведення судового засідання для учасника судового процесу;

- зменшення ризику втрати інформації чи взагалі не доставки її до адресата.

Реалізація даного проекту розпочата з 01 жовтня 2013 року.

Інформація про початок реалізації проекту щодо надсилання місцевими загальними судами Волинської області SMS-повідомлень учасникам судового процесу (кримінального провадження) була доведена Рожищенським районним судом Волинської області до відома громадян через районну газету «Наш край», також розміщена інформація на дошці оголошень в приміщенні суду та на офіційному сайті Рожищенського районного суду Волинської обласної.

Окрім того, щотижнево направляється до ТУ ДСАУ в Волинській області інформація про кількість надісланих Рожищенським районним судом Волинської області SMS-повідомлень учасникам судового процесу (кримінального провадження).

З метою підвищення кваліфікації працівники апарату суду брали участь у семінарських навчаннях, так секретарі судових засідань: Міськів Л.О., Форсюк Т.М., Пазюк О.О., Ісакова Н.Ю. та помічники суддів Гершкевич Н.А., Заверуха Л.В, Омельчук О.В, брали участь у семінарах – заліках, які проводило ТУ ДСАУ в Волинській області спільно із керівником РСП ДП «ІСС» у Волинській області на тему: «Використання технічних засобів відеозапису під час проведення судового засідання (кримінального провадження) у режимі відеоконференції». По закінченню яких працівниками апарату суду були отримані сертифікати.

На протязі звітного періоду були проведені апаратні наради суддів та працівників апарату суду, на яких обговорювалися та аналізувалися причини виявлених недоліків, що допускалися у звітному періоді, неодноразово наголошувалось, що для покращення роботи суду необхідно більше уваги приділяти первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, що надходять до суду в КП «Д-3», вживати вичерпних заходів в частині своєчасного та повного наповнення автоматизованої системи, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України «Про судоустрій та статус суддів», інших новел законодавства, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів. Помічникам суддів та секретарям судових засідань необхідно постійно та вчасно вносити в КП «Д-3» відмітки про рух судових справ, оскільки повне та своєчасне заповнення обліково – статистичних карток, в першу чергу вплине на якість звітів, в тому числі на їх формування в автоматичному режимі. Однією з проблем, на даний час, продовжують залишатися випадки некоректної роботи програми, невідповідність інструктивних та методичних матеріалів чинним нормам законодавства.

Головним спеціалістом з інформаційних технологій Волянським Ю.М. проводяться навчання та надаються консультації по КП «Д-3», створюються типові шаблони до документів, для полегшення роботи в автоматизованій системі документообігу.

Неодноразово на апаратних нарадах наголошується на зобов’язанні суддів та працівників апарату суду працювати тільки в КП «Д-3» і про всі виявлені в ході роботи проблеми повідомляти керівнику апарату або головному спеціалісту з інформаційних технологій, а також на підвищенні відповідальності до виконання функціональних обов’язків та забезпеченні неухильного дотримання виконавської та трудової дисципліни.

Отже, підсумовуючи вищевикладене можна зробити висновок, про те, що обліково – статистична робота в Рожищенському районному суді Волинської області організована на належному рівні. Для підвищення рівня організації даної ділянки роботи всім працівникам апарату суду необхідно постійно працювати над підвищенням свого кваліфікаційного рівня, детально вивчати інструктивні та методичні матеріали, слідкувати за змінами в чинному законодавстві, брати участь у семінарах, які проводяться апеляційним судом Волинської області та територіальним управлінням ДСА України в Волинській області.

Заступник керівника апарату В.А. Крупінська

ПОГОДЖЕНО

Керівник апарату І.В. Сімінська